La Mancomunitat dóna servei d’arxiu en tots els municipis de la Vall d’Albaida amb l’excepció de l’Olleria, que va rescindir el conveni a l’any 2011 per qüestions tècniques i conceptuals i Albaida, que es va donar de baixa al 2013 per problemes econòmics. Els ajuntaments contracten amb la Mancomunitat el número d’hores mensuals que necessiten. Al principi, existia un conveni de col·laboració amb el Servei d’Arxius de la Generalitat Valenciana pel qual es finançava gran part del cost del servei. Com assenyala el president de la Mancomunitat, Vicent Gomar, «Més enllà de tractar-se d’un servei essencial en qualsevol administració, sense estos professionals itinerants molts dels nostres ajuntaments no podien complir la llei d’arxius de la Generalitat».
I és que la Llei 3/2005 del 15 de juny de 2005 obliga tots els municipis de més de deu mil habitants han de disposar de personal amb la titulació adequada i, la resta, mancomunar el servei». En tot cas, la Vall d’Albaida ofereix el servei d’arxiu des de 1997. En l’actualitat, la majoria dels pobles de la comarca no compten amb un arxiver municipal i els que sí que el tenen, com és el cas d’Aielo de Malferit i Bocairent –on comparteixen la tasca d’arxiver amb la de bibliotecari- i Ontinyent, les intervencions s’adeqüen a les necessitats dels professionals manifesten per a alleugerir-los la tasca diària. D’altra banda, per la dimensió dels seus arxius, les poblacions de menys de 200 habitants -Aielo de Rugat, Rugat, Benissuera, Carrícola i Sempere- compten amb el servei d’arxiver de manera completament gratuïta.
Una de les tasques més efectives del servei ha estat la normalització de qüestions bàsiques de funcionament de qualsevol arxiu, així com l’educació dels usuaris potencials en qüestions com les remissions de documentació des de les oficines, les consultes i préstecs de documents de l’arxiu, mitjançant fulls de consulta i préstec o l’ús de les instal·lacions de l’arxiu i del programa informàtic per tal de recórrer a la signatura exacta.
Informatització
A banda pel treball quotidià, el servei d’arxius de la Mancomunitat ha aconseguit informatitzar segons uns mateixos criteris els arxius dels pobles on dóna servei. Cal tenir en compte que cadascun ho feia a la seua manera, a banda d’haver documents anteriors a l’aparició de la informàtica. Des que en 1997 es va posar en funcionament el servei comarcal, es va adquirir un programari de catalogació documental que ara mateix utilitzen tots els municipis adherits al servei, el que possibilita centralitzar-los i disposar d’un corpus de tota la comarca.
